Hướng dẫn thủ tục hộ chiếu dán visa Canada cho người Việt
Việc chuẩn bị hộ chiếu dán visa Canada trong năm 2025 đối với công dân Việt Nam đã có những thay đổi quan trọng khi IRCC (Cơ quan Di trú, Tị nạn và Quốc tịch Canada) chuyển sang quy trình nộp hồ sơ hoàn toàn trực tuyến. Thay vì nộp hồ sơ giấy tại VAC như trước, người xin visa giờ phải hoàn tất toàn bộ thủ tục qua portal online, kết hợp với việc cung cấp dữ liệu sinh trắc học tại các trung tâm chỉ định tại Hà Nội hoặc TP.HCM. Liệu bạn đã nắm rõ những yêu cầu mới này?
Quy trình hộ chiếu dán visa Canada cho người Việt
Quy trình dán visa Canada vào hộ chiếu gồm nhiều bước quan trọng, từ chuẩn bị hồ sơ đến nhận kết quả phê duyệt. Thời gian xử lý có thể thay đổi tùy thuộc vào từng trường hợp và yêu cầu bổ sung. Người Việt cần hoàn thành đầy đủ quy trình trực tuyến trước khi đến trung tâm VFS Global để nộp hộ chiếu gốc. Hộ chiếu dán visa Canada là bước cuối cùng để hoàn tất thủ tục nhập cảnh vào Canada.
Hộ chiếu nào được dán visa Canada?
Hộ chiếu cần còn hiệu lực tại thời điểm cấp visa và nhập cảnh, nhưng nên đảm bảo đủ thời hạn để tránh rủi ro khi di chuyển quốc tế. Hộ chiếu cần có tối thiểu 2 trang trống để dán visa và đóng dấu nhập cảnh. Loại hộ chiếu thường (màu xanh lá) phù hợp với hầu hết mục đích như du lịch, thăm thân, hoặc du học. Hộ chiếu dán visa Canada phải đảm bảo không bị rách nát, hư hỏng hoặc thấm nước.
Nếu hộ chiếu bị mất gáy hoặc trang bị xé, bạn có thể bị từ chối dán visa. Trường hợp hộ chiếu còn ít thời gian hiệu lực, nên làm mới trước khi nộp hồ sơ visa Canada để tránh rủi ro.
Lưu ý: Hộ chiếu ngoại giao (màu đỏ) và hộ chiếu công vụ (màu xanh dương) có quy trình riêng biệt.
Hồ sơ cần chuẩn bị để xin visa Canada là gì?
Hồ sơ xin visa Canada bao gồm các giấy tờ bắt buộc và tài liệu bổ sung theo từng loại visa. Form đơn chính là IMM5257 cho visa du lịch, IMM1294 cho visa du học. Ảnh thẻ quy cách Canada (3.5cm x 4.5cm) trên nền trắng là yêu cầu bắt buộc. Hộ chiếu dán visa Canada cần được chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo hồ sơ hoàn chỉnh.
Chứng minh tài chính là yếu tố quan trọng nhất trong hồ sơ. Sao kê ngân hàng 6 tháng gần nhất phải thể hiện khả năng tài chính tổng thể, phù hợp với kế hoạch chuyến đi. Giấy tờ bảo lãnh từ người thân tại Canada có thể hỗ trợ chứng minh tài chính.
Tham khảo chi tiết hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ du học Canada để không bỏ sót tài liệu quan trọng.
- Giấy tờ cơ bản: CMND/CCCD, hộ khẩu, khai sinh
- Tài liệu học tập/nghề nghiệp: bằng cấp, giấy xác nhận công việc
- Chứng minh mối quan hệ với Việt Nam: sổ đỏ, hợp đồng thuê nhà
- Kế hoạch du lịch: vé máy bay, đặt phòng khách sạn
Các bước nộp hồ sơ xin visa Canada online như thế nào?
Quy trình bắt đầu bằng việc tạo tài khoản trên website chính thức của IRCC (Immigration, Refugees and Citizenship Canada). Bạn chọn “Visit” hoặc “Study” tùy mục đích, sau đó trả lời bộ câu hỏi để hệ thống tạo checklist phù hợp. Tất cả tài liệu cần scan màu với định dạng PDF hoặc JPEG. Hộ chiếu dán visa Canada phải được upload đầy đủ và rõ nét.
Sau khi upload đầy đủ tài liệu, bạn thanh toán phí visa qua thẻ tín dụng. Phí cơ bản là 100 CAD, phí sinh trắc học 85 CAD. Hệ thống sẽ tạo Letter of Introduction (LOI) ngay sau khi thanh toán thành công. Xin visa Canada online giúp rút ngắn thời gian so với nộp trực tiếp.
Mẹo nhỏ: Nộp đơn vào sáng sớm (7-9h) để tránh lag hệ thống do quá tải.
- Tạo tài khoản IRCC và chọn loại visa phù hợp
- Hoàn thành bộ câu hỏi Get the right documents
- Upload tài liệu theo danh sách yêu cầu
- Kiểm tra thông tin cuối cùng và thanh toán phí
- In LOI và đặt lịch hẹn nộp visa Canada
Sau khi nhận kết quả, làm sao để dán visa vào hộ chiếu?
Khi đơn được phê duyệt, IRCC gửi email thông báo kèm Passport Request Letter. Bạn cần in thư này và chuẩn bị hộ chiếu gốc để nộp tại trung tâm VFS Global. Một số trung tâm chỉ chấp nhận gửi hộ chiếu qua đường bưu điện hoặc chuyển phát nhanh, nên xác nhận phương thức nộp trước. Hộ chiếu dán visa Canada phải được nộp đúng hạn để tránh bị hủy đơn.
Tại VFS Canada Hà Nội hoặc VFS Canada TP.HCM, nhân viên sẽ kiểm tra hộ chiếu và Passport Request Letter. Phí dịch vụ VFS có thể thay đổi, nên tham khảo website chính thức để cập nhật mức phí mới nhất. Thời gian dán visa thường từ 5-10 ngày làm việc.
Sau khi nhận lại hộ chiếu, kiểm tra kỹ thông tin trên nhãn visa. Ngày hết hạn, số lần nhập cảnh và thời gian lưu trú cho phép phải chính xác. Nếu phát hiện sai sót, liên hệ ngay VFS Global để được hỗ trợ.
- Nhận email Passport Request từ IRCC
- Chuẩn bị hộ chiếu gốc và thư yêu cầu
- Nộp hộ chiếu tại VFS Global trong thời hạn quy định
- Nhận lại hộ chiếu đã dán visa sau 5-10 ngày
Thủ tục nộp hộ chiếu để dán visa Canada tại Việt Nam
Sau khi nhận được thư yêu cầu dán visa từ Lãnh sự quán Canada, bạn phải hoàn tất bước cuối của quy trình xin visa Canada. Việc nộp hộ chiếu dán visa Canada và các tài liệu kèm theo có những quy định riêng về địa điểm và thời gian thực hiện.
Nộp hộ chiếu ở đâu sau khi có thư yêu cầu dán visa?
VFS Global là một trong những Trung tâm Tiếp nhận Hồ sơ (VAC) được ủy quyền bởi Bộ Di trú, Tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC) để nhận hộ chiếu dán visa Canada tại Việt Nam. Hiện có hai trung tâm VFS Global hoạt động ở Hà Nội và TP.HCM với địa chỉ cụ thể và giờ làm việc khác nhau. Bạn nên kiểm tra thông tin mới nhất trên trang web chính thức của IRCC hoặc VFS Global trước khi đến.
VFS Canada Hà Nội đặt tại tầng 3, tòa nhà Detech 8 Tôn Thất Thuyết, Mỹ Đình. Trung tâm mở cửa từ thứ hai đến thứ sáu, 8h00-15h30. Số điện thoại liên hệ là (84-24) 3946 3529.
VFS Canada TP.HCM tọa lạc tại tầng 5, tòa nhà Rivergate 151-155 Bến Vân Đồn, Quận 4. Giờ làm việc tương tự từ 8h00-15h30, các ngày thứ hai đến thứ sáu. Hotline: (84-28) 7106 6866.
Bạn cần đặt lịch hẹn nộp visa Canada trước khi đến VFS Global. Hệ thống booking online thường mở từ 8h sáng và slots có thể được đặt trước 1-2 tuần. Mang theo thư yêu cầu dán visa gốc, hộ chiếu dán visa Canada còn hiệu lực ít nhất 6 tháng và ảnh thẻ mới nhất.
Lưu ý: Không thể nộp hộ chiếu trực tiếp tại Lãnh sự quán Canada. Tất cả hồ sơ phải đi qua VFS Global hoặc các VAC được ủy quyền khác.
Thời gian chờ lấy lại hộ chiếu đã dán visa là bao lâu?
Thời gian xử lý dán visa Canada thông thường dao động từ 5-10 ngày làm việc kể từ khi VFS Global nhận hộ chiếu dán visa Canada. Tuy nhiên, thời gian này có thể thay đổi tùy theo loại visa và tình hình xử lý tại Lãnh sự quán. Bạn nên kiểm tra thời gian xử lý cập nhật trên trang web chính thức của IRCC.
Visa du lịch và thăm thân thường được xử lý nhanh nhất, khoảng 5-7 ngày. Visa du học có thể mất 7-10 ngày do cần kiểm tra thêm về tính xác thực của giấy tờ. Visa lao động và nhập cư đôi khi kéo dài hơn, đặc biệt trong mùa cao điểm như tháng 5-8.
VFS Global sẽ gửi SMS thông báo khi hộ chiếu dán visa Canada sẵn sàng để lấy. Bạn có thể chọn nhận trực tiếp tại văn phòng VFS hoặc dịch vụ chuyển phát nhanh với phí khoảng 50.000-70.000 VND tùy khu vực.
- Nhận tại VFS: Mang theo CMND/CCCD gốc và biên lai nộp hồ sơ
- Chuyển phát: Cung cấp địa chỉ chính xác khi nộp hồ sơ
- Ủy quyền: Người khác có thể nhận hộ nếu có giấy ủy quyền công chứng
Trong trường hợp đặc biệt, Lãnh sự quán có thể yêu cầu bổ sung tài liệu hoặc phỏng vấn trực tuyến. Khi đó thời gian sẽ kéo dài thêm 2-3 tuần. VFS Global sẽ liên hệ trực tiếp nếu có yêu cầu bổ sung.
Lưu ý về thời hạn và hiệu lực của hộ chiếu khi xin visa Canada
Thời hạn hộ chiếu ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định cấp visa của cơ quan Canada. Việc nắm rõ các quy định về hiệu lực hộ chiếu sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối không đáng có trong quá trình xin visa.
Hộ chiếu còn hạn bao lâu thì đủ điều kiện xin visa?
Cơ quan IRCC không yêu cầu hộ chiếu phải còn hiệu lực ít nhất 6 tháng kể từ ngày dự kiến nhập cảnh Canada. Thay vào đó, hộ chiếu chỉ cần còn hiệu lực trong suốt thời gian lưu trú dự kiến tại Canada. IRCC sẽ không cấp visa, giấy phép học tập (study permit) hoặc giấy phép làm việc (work permit) có thời hạn vượt quá ngày hết hạn của hộ chiếu.
Đối với visa du học Canada, hộ chiếu cần có hiệu lực ít nhất bằng thời gian học tập dự kiến. Ví dụ, nếu chương trình học kéo dài 2 năm, hộ chiếu nên còn ít nhất 2 năm.
- Visa thăm thân: hộ chiếu còn hiệu lực trong toàn bộ thời gian lưu trú
- Visa du lịch: hộ chiếu còn hiệu lực trong toàn bộ thời gian lưu trú
- Study permit: hộ chiếu còn hiệu lực ít nhất bằng thời gian học
- Work permit: hộ chiếu còn hiệu lực ít nhất bằng thời gian làm việc
Lưu ý: Một số trường hợp đặc biệt, cơ quan có thể từ chối cấp visa nếu hộ chiếu có thời hạn quá ngắn, ngay cả khi vẫn đáp ứng yêu cầu tối thiểu.
Nếu đổi hoặc mất hộ chiếu sau khi đã được cấp visa phải làm gì?
Khi thay đổi hộ chiếu sau khi nhận visa, bạn không cần thực hiện “transfer” visa sang hộ chiếu mới. Bạn có thể sử dụng cả hộ chiếu cũ (có visa) và hộ chiếu mới để nhập cảnh Canada, trừ khi thông tin cá nhân thay đổi đáng kể.
Trường hợp mất hộ chiếu có chứa visa hợp lệ sẽ phức tạp hơn. Bạn phải báo mất với cơ quan công an địa phương, làm hộ chiếu mới, sau đó xin visa Canada lại từ đầu nếu không giữ được bản gốc visa.
Các bước cần thực hiện khi đổi hộ chiếu:
- Không sử dụng form IMM 5708 (form này dành cho mục đích gia hạn/thay đổi điều kiện lưu trú tại Canada)
- Nộp hộ chiếu cũ (có visa) và hộ chiếu mới nếu cần thiết
- Tuân thủ hướng dẫn cụ thể của IRCC về trường hợp thay đổi hộ chiếu
Thời gian xử lý thường từ 2-4 tuần. Trong thời gian chờ đợi, bạn vẫn có thể sử dụng hộ chiếu cũ để di chuyển nếu visa còn hiệu lực và hộ chiếu chưa bị hỏng.
Khuyến cáo: Nếu đang có kế hoạch du học hoặc định cư Canada, hãy làm mới hộ chiếu trước khi bắt đầu quá trình xin visa để tránh phiền phức về sau.
Câu hỏi thường gặp về quy trình nhận lại hộ chiếu đã dán visa Canada
Sau khi được phê duyệt visa, nhiều người gặp phải những tình huống bất ngờ trong quá trình nhận lại hộ chiếu. Dưới đây là các câu hỏi phổ biến nhất mà VFS Global và các trung tâm xử lý thường xuyên giải đáp.
Có thể nhờ người khác nhận giúp hộ chiếu đã dán visa không?
Người được ủy quyền phải mang theo giấy tờ tùy thân gốc của mình, bản sao giấy tờ tùy thân của chủ hộ chiếu và giấy ủy quyền có chữ ký xác nhận. Tuy nhiên, quy định về việc ai được phép nhận thay và các loại hồ sơ cần thiết có thể thay đổi tùy từng trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin thị thực Canada (VAC). Một số VAC chỉ cho phép trả hộ chiếu trực tiếp cho đương đơn hoặc yêu cầu thêm các thủ tục xác minh danh tính. Bạn nên kiểm tra hướng dẫn cụ thể trên website chính thức của VAC nơi bạn nộp hồ sơ trước khi cử người đại diện.
Lưu ý quan trọng là một số trường hợp xin visa Canada yêu cầu bắt buộc chính chủ phải đến nhận trực tiếp, đặc biệt với visa lao động hoặc định cư. Bạn nên kiểm tra kỹ thông báo trên email hoặc gọi điện xác nhận trước khi cử người đại diện.
Nếu phát hiện sai sót trên tem/nhãn thị thực phải xử lý thế nào?
Kiểm tra ngay lập tức tất cả thông tin trên visa ngay khi nhận được hộ chiếu. Những lỗi phổ biến bao gồm sai tên, sai ngày sinh, sai số hộ chiếu hoặc thời hạn visa không đúng với đơn đã nộp.
Nếu phát hiện sai sót, bạn cần liên hệ ngay với trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin thị thực Canada (VAC) hoặc văn phòng thị thực Canada để được hướng dẫn quy trình sửa lỗi. Không sử dụng mẫu IMM 5708 để sửa lỗi visa; mẫu này dành cho gia hạn hoặc thay đổi điều kiện lưu trú tại Canada chứ không dùng để chỉnh sửa thông tin trên visa đã cấp. Việc xử lý sai sót có thể yêu cầu nộp lại một số tài liệu bổ sung theo hướng dẫn từ cơ quan chức năng.
Mất biên lai tracking có nhận được hộ chiếu không?
Nếu mất biên lai tracking, bạn vẫn có thể nhận lại hộ chiếu nếu cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân và xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ để xác minh danh tính tại VAC. Tuy nhiên, quy trình xác minh sẽ nghiêm ngặt hơn và thời gian xử lý có thể kéo dài hơn bình thường.
Trường hợp không nhớ gì cả, bạn cần mang theo CMND gốc và giải trình với nhân viên. Họ sẽ tra cứu trong hệ thống dựa trên thông tin cá nhân, tuy nhiên quá trình này có thể mất thêm thời gian.
Sau bao lâu không đến nhận thì hộ chiếu bị trả về?
Hộ chiếu thường chỉ được giữ tại trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin thị thực Canada (VAC) trong vòng 30 ngày kể từ ngày thông báo sẵn sàng trả kết quả. Sau thời hạn này, nếu chưa đến lấy, hộ chiếu sẽ bị chuyển trả về văn phòng/thị thực hoặc lãnh sự quán/đại sứ quán Canada tương ứng; việc lấy lại sẽ phức tạp hơn và mất nhiều thời gian hơn do phải làm việc trực tiếp với cơ quan ngoại giao.
Việc nhận từ Lãnh sự quán phức tạp hơn nhiều và có thể mất vài tháng. Do đó, tốt nhất là sắp xếp nhận đúng hạn hoặc ủy quyền cho người khác nếu có việc bận.
Có cần đặt lịch hẹn để nhận hộ chiếu hay đến trực tiếp được?
Để lấy sinh trắc học (vân tay/chụp ảnh), bắt buộc phải đặt lịch hẹn trước với trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin thị thực Canada (VAC). Đối với việc nộp hoặc lấy lại hộ chiếu sau khi dán visa: một số VAC chỉ chấp thuận hình thức gửi qua bưu điện/courier mà KHÔNG hỗ trợ đến trực tiếp; một số khác vẫn cho phép tới trực tiếp nhưng khuyến nghị kiểm tra website chính thức của từng VAC vì quy định này thay đổi theo từng địa điểm và giai đoạn dịch vụ.
Một số trung tâm ở Hà Nội và TP.HCM hiện có dịch vụ đặt lịch online để tránh xếp hàng. Kiểm tra website VFS Canada Hà Nội hoặc VFS Canada TP.HCM để biết chi tiết về thủ tục tại từng địa điểm.
