Hướng Dẫn Đặt Lịch Hẹn Nộp Visa Canada Mới Nhất 2025

Việc xin thị thực Canada đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, đặc biệt là quy trình đặt lịch hẹn tại các Trung tâm Tiếp nhận Hồ sơ Visa (CVAC) và Văn phòng Thị thực Canada. Nhiều đương đơn gặp khó khăn vì thiếu thông tin chính xác về thủ tục nộp hồ sơ, thời gian chờ đợi, và các giấy tờ cần thiết. Những thay đổi gần đây trong quy trình xin visa Canada tại Việt Nam khiến việc cập nhật thông tin trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Hướng dẫn đặt lịch hẹn nộp visa Canada chi tiết

Việc đặt lịch hẹn nộp hồ sơ xin visa là bước quan trọng trong quá trình xin visa Canada. Đặt lịch hẹn chỉ bắt buộc đối với những đương đơn cần lấy sinh trắc học (biometrics) hoặc được yêu cầu đến nộp hồ sơ trực tiếp. Một số trường hợp có thể được miễn đặt lịch hoặc nộp qua đường bưu điện, tùy theo hướng dẫn của IRCC và VAC. Thực tế cho thấy, nhiều người Việt thường gặp khó khăn hoặc bối rối trong khâu này, đặc biệt khi hệ thống đặt lịch thường xuyên cập nhật và thay đổi. Cùng tìm hiểu quy trình chi tiết dưới đây.

Đặt lịch hẹn nộp visa Canada ở đâu?

Hiện nay, Trung tâm Tiếp nhận Hồ sơ Xin Thị thực Canada (Visa Application Centre – VAC) do VFS Global vận hành là địa điểm chính thức để đặt lịch hẹn cung cấp sinh trắc học và/hoặc nộp hộ chiếu tại Việt Nam. Tuy nhiên, việc đặt lịch chỉ áp dụng cho các dịch vụ này; toàn bộ quá trình xét duyệt hồ sơ vẫn do IRCC quyết định. Trung tâm này có hai văn phòng:

• Tại Hà Nội: Tầng 2, Tòa nhà Charmvit, 117 Trần Duy Hưng, Quận Cầu Giấy
• Tại TP.HCM: Tầng 5, Tòa nhà Resco, 94-96 Nguyễn Du, Quận 1

Bạn nên ưu tiên đặt lịch trực tuyến trên website chính thức của VFS Global. Việc hỗ trợ qua tổng đài hiện chủ yếu dành cho giải đáp thắc mắc chứ không phải kênh chính để tạo mới hoặc thay đổi cuộc hẹn. Tuyệt đối không đặt lịch qua các trang trung gian không chính thức để tránh bị lừa đảo hoặc mất phí không cần thiết. Nhiều người đã mất thêm từ 500.000đ đến vài triệu đồng vì tin vào các dịch vụ “chọn giờ đẹp” không đáng tin cậy.

Lưu ý: Đối với trẻ em dưới 14 tuổi, VFS yêu cầu có người giám hộ đi kèm khi đến nộp visa giám hộ Canada. Không nên nhờ người lạ đi cùng trẻ vì điều này có thể ảnh hưởng đến kết quả xét duyệt.

Quy trình từng bước đặt lịch hẹn online như thế nào?

Để đặt lịch hẹn online, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

1. Truy cập trang chủ: Vào website chính thức của VFS Global tại địa chỉ www.vfsglobal.ca/canada/vietnam
2. Chọn ngôn ngữ: Lựa chọn tiếng Việt hoặc tiếng Anh ở góc trên bên phải
3. Chọn loại dịch vụ: Nhấp vào mục “Đặt lịch hẹn” trên thanh menu
4. Đăng ký tài khoản: Nếu chưa có tài khoản, bạn cần đăng ký thông qua email. VFS sẽ gửi mã xác nhận về email này. Hiện nay, quy trình luôn yêu cầu xác minh bảo mật hai lớp (two-factor authentication), thường bằng mã OTP gửi về email hoặc số điện thoại đã đăng ký.
5. Điền thông tin: Nhập đầy đủ thông tin của người nộp đơn (họ tên, số hộ chiếu, ngày sinh…)
6. Chọn loại visa: Lựa chọn đúng loại visa Canada bạn đang xin
7. Chọn ngày và giờ: Chọn thời gian phù hợp từ lịch có sẵn (nên chọn sớm ít nhất 2-3 tuần trước dự định nộp)
8. Xác nhận lịch hẹn: Kiểm tra thông tin và xác nhận đặt lịch
9. In xác nhận: Tải về và in biên nhận xác nhận lịch hẹn

Hiện nay, VFS thường giới hạn số lượng lịch hẹn mỗi ngày, nên hệ thống thường quá tải vào các dịp cao điểm (đặc biệt là mùa hè và dịp Tết). Tốt nhất bạn nên đặt lịch vào sáng sớm (khoảng 7-8 giờ sáng) hoặc cuối ngày (sau 16h) khi hệ thống ít người truy cập nhất.

Cần chuẩn bị thông tin gì trước khi đặt lịch hẹn?

Để quá trình đặt lịch diễn ra suôn sẻ, bạn nên chuẩn bị sẵn các thông tin sau:

Ngoài ra, bạn nên kiểm tra lịch cá nhân để chọn ngày phù hợp. Thời gian chờ đợi để có lịch hẹn có thể từ vài ngày đến vài tuần tùy theo mùa và nhu cầu. Mùa cao điểm xin visa Canada thường rơi vào các tháng 4-6 và 11-12, nên trong những thời điểm này, bạn cần đặt lịch trước ít nhất 3-4 tuần.

Sau khi đặt lịch hẹn, cần kiểm tra những gì?

Sau khi hoàn tất quá trình đặt lịch hẹn, bạn cần kiểm tra và lưu ý các điểm sau:

• Email xác nhận: Kiểm tra hộp thư (cả thư rác) để tìm email xác nhận lịch hẹn từ VFS Global
• Mã số lịch hẹn: Ghi chú lại mã số này, bạn sẽ cần nó khi đến trung tâm
• Thời gian cần có mặt: Thường bạn nên đến trước giờ hẹn 15-30 phút để hoàn tất thủ tục đăng ký
• Hồ sơ xin visa: Chuẩn bị đầy đủ tài liệu theo yêu cầu của visa Canada bạn đang xin
• Phí dịch vụ: Phí dịch vụ của VAC/VFS cũng như phí sinh trắc học và lệ phí Chính phủ Canada đều nên thanh toán online nếu được khuyến nghị trong hướng dẫn mới nhất từ IRCC; một số trung tâm hạn chế thanh toán tiền mặt kể từ sau đại dịch COVID-19 nhằm tăng tính an toàn giao dịch.

Quan trọng: Nếu bạn không thể đến đúng hẹn, phải hủy lịch ít nhất 24 giờ trước thông qua tài khoản VFS của mình. Nếu bỏ lỡ cuộc hẹn mà không báo trước tối thiểu theo quy định (thường ít nhất 24 giờ), hệ thống sẽ tự động khóa quyền truy cập vào chức năng lên lại cuộc hẹn trong một khoảng thời gian nhất định—có thể kéo dài hơn tuỳ vào tình trạng quá tải mùa cao điểm.

Nếu có thay đổi về thời gian, VFS sẽ liên hệ qua email hoặc điện thoại. Luôn giữ điện thoại trong trạng thái có thể liên lạc được trong những ngày gần lịch hẹn. Trong trường hợp khẩn cấp, bạn có thể liên hệ trực tiếp với tổng đài VFS Global theo số điện thoại được cung cấp trong email xác nhận.

Các trung tâm tiếp nhận hồ sơ và sinh trắc học tại Việt Nam

Các trung tâm tiếp nhận hồ sơ và sinh trắc học tại Việt Nam đóng vai trò then chốt trong quy trình xin visa Canada. Đây là nơi người Việt Nam nộp hồ sơ, cung cấp thông tin sinh trắc học (vân tay và hình ảnh khuôn mặt) cần thiết cho việc xét duyệt. Các trung tâm này hoạt động độc lập nhưng phối hợp chặt chẽ với Đại sứ quán Canada, đảm bảo quy trình xét duyệt diễn ra suôn sẻ và đúng quy định.

Địa chỉ các trung tâm tiếp nhận hồ sơ tại Hà Nội và TP.HCM là gì?

Tại Việt Nam, có hai trung tâm tiếp nhận hồ sơ và sinh trắc học phục vụ cho hai khu vực địa lý chính. Dưới đây là thông tin chi tiết về vị trí của từng trung tâm:

• Trung tâm tiếp nhận tại Hà Nội:
  • Tầng 2, Tòa nhà Hong Kong Tower, 243A Đê La Thành, Phường Láng Thượng, Quận Đống Đa, Hà Nội
  • Đánh dấu: Khu vực nằm gần Đại học Thương mại, cách Công viên Cầu Giấy khoảng 1km
  • Phương tiện: Dễ tiếp cận bằng xe buýt tuyến 32 và 33
• Trung tâm tiếp nhận tại TP. Hồ Chí Minh:
  • Tầng 9, Tòa nhà Cienco 4, số 180 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh
  • Đánh dấu: Nằm ở khu vực trung tâm, gần với Nhà hát Thành phố
  • Phương tiện: Có nhiều điểm đỗ xe xung quanh, tuy nhiên bãi đậu xe hơi khá hạn chế

Khi đến nộp hồ sơ hay làm sinh trắc học, bạn cần mang theo đầy đủ giấy tờ tùy thân và thư mời sinh trắc học (nếu có). Trước khi tham gia quá trình lấy dấu vân tay để xin visa Canada, hãy chắc chắn đã đặt lịch hẹn trước qua hệ thống trực tuyến của VFS Global.

Lưu ý: Các địa điểm có thể thay đổi, vì vậy luôn kiểm tra thông tin mới nhất trên trang web chính thức của Trung tâm Tiếp nhận Hồ sơ Visa (VAC) Canada tại Việt Nam trước khi đến.

Thời gian làm việc của các trung tâm tiếp nhận ra sao?

Thời gian làm việc của các trung tâm tiếp nhận hồ sơ tại cả Hà Nội và TP.HCM khá thống nhất. Dưới đây là lịch làm việc chi tiết:

Quá trình nộp hồ sơ xin visa Canada đòi hỏi thời gian và sự kiên nhẫn. Theo kinh nghiệm của nhiều người, khung giờ 10:00 – 11:00 sáng thường ít đông đúc hơn. Tránh đến vào cuối ngày hoặc vào thứ Sáu, khi lượng người đến làm thủ tục thường đông đúc hơn.

Để tiết kiệm thời gian chờ đợi, bạn nên đặt lịch hẹn trực tuyến trước ít nhất 2 tuần. Đặc biệt với những ai muốn xin visa Canada 10 năm, việc đặt lịch sớm càng quan trọng bởi quy trình xét duyệt có thể phức tạp hơn.

Mẹo nhỏ: Hãy đến trước giờ hẹn khoảng 15 phút để hoàn tất thủ tục đăng ký và kiểm tra hồ sơ. Tuy nhiên, đến quá sớm (trên 30 phút) thường không được phép vào trong khu vực chờ.

Lưu ý quan trọng khi đặt lịch hẹn nộp visa Canada

Đặt lịch hẹn nộp hồ sơ xin visa Canada là bước không thể bỏ qua, nhưng nhiều người thường gặp khó khăn trong quá trình này. Hệ thống đặt lịch của Trung tâm Tiếp nhận Hồ sơ Visa Canada (VAC) đôi khi quá tải, đặc biệt vào mùa cao điểm du học hoặc du lịch. Việc nắm rõ các quy định về đặt lịch sẽ giúp bạn tránh những rủi ro đáng tiếc có thể ảnh hưởng đến kế hoạch của mình.

Trước khi đặt lịch, hãy chuẩn bị đầy đủ thông tin cá nhân và số hộ chiếu chính xác. Thời gian xử lý hồ sơ xin visa Canada có thể thay đổi tùy từng loại visa và thời điểm trong năm. Theo hướng dẫn chính thức của IRCC, bạn nên nộp hồ sơ càng sớm càng tốt trước ngày dự kiến xuất cảnh. Không có quy định cố định về việc phải đặt lịch hẹn trước 3-4 tháng, nhưng nhiều trường hợp thời gian chờ lịch hẹn và xét duyệt kéo dài hơn do lượng đơn tăng cao vào mùa cao điểm.

Lưu ý: Các trung tâm VAC tại Hà Nội và TP.HCM thường có số lượng lịch hẹn khác nhau. Nếu gặp khó khăn khi đặt lịch tại một địa điểm, bạn có thể thử đặt tại trung tâm còn lại nếu điều kiện cho phép.

Có thể thay đổi hoặc huỷ lịch hẹn đã đăng ký không?

Trả lời ngắn gọn: Có, bạn hoàn toàn có thể thay đổi hoặc hủy lịch hẹn đã đăng ký. Tuy nhiên, quy trình này cần tuân thủ một số quy định nghiêm ngặt để tránh ảnh hưởng đến hồ sơ của bạn.

Để thay đổi lịch hẹn, bạn cần đăng nhập vào tài khoản đã sử dụng khi đặt lịch ban đầu trên hệ thống của VAC. Quy định về hạn mức thay đổi/hủy/đặt lại lịch hẹn khác nhau giữa các quốc gia và trung tâm VAC. Bạn cần kiểm tra quy trình cụ thể trên trang web chính thức của VFS Global/VAC nơi bạn đăng ký dịch vụ.

• Thời hạn thay đổi: Tùy thuộc vào chính sách của từng trung tâm VAC.
• Số lần được phép thay đổi: Không có quy định chung toàn cầu; hãy xác nhận với bộ phận hỗ trợ của VAC.
• Lưu ý khi hủy lịch: Khoảng thời gian cập nhật sau khi hủy/đổi cuộc hẹn tùy thuộc vào cơ chế vận hành riêng của mỗi trung tâm.

Việc liên tục hủy lịch hẹn có thể bị hệ thống đánh dấu là hành vi đáng ngờ, nhất là trong thời điểm khan hiếm slot. Nếu bạn gặp khó khăn khi thay đổi lịch qua hệ thống online, có thể liên hệ trực tiếp đến bộ phận hỗ trợ khách hàng của VAC (VFS Global) để được hỗ trợ.

Những lỗi thường gặp khi đặt lịch và cách khắc phục là gì?

Quá trình đặt lịch hẹn nộp visa Canada thường xuất hiện nhiều lỗi khiến người nộp đơn bối rối. Dưới đây là những vấn đề phổ biến nhất mà nhiều người Việt gặp phải khi sử dụng hệ thống đặt lịch của VAC:

• Lỗi “Không tìm thấy lịch trống”Nguyên nhân: Thời điểm cao điểm, hoặc hệ thống chỉ mở lịch hẹn theo từng đợt.

  Cách khắc phục: Kiểm tra hệ thống vào đầu giờ sáng (5-6h) hoặc cuối ngày (sau 22h) khi lịch thường được cập nhật. Thử đặt ở cả hai VAC tại Hà Nội và TP.HCM.

• Lỗi đăng nhập hệ thốngNguyên nhân: Quá nhiều người truy cập cùng lúc hoặc sai thông tin đăng nhập.

  Cách khắc phục: Thử lại sau 30 phút, xóa cache trình duyệt hoặc sử dụng trình duyệt khác. Đảm bảo nhập đúng email và mật khẩu đã đăng ký.

• Lỗi thông tin không khớpNguyên nhân: Thông tin cá nhân khi đặt lịch không khớp với hộ chiếu.

  Cách khắc phục: Kiểm tra kỹ và nhập chính xác họ tên theo hộ chiếu, bao gồm cả dấu, khoảng cách. Đặc biệt lưu ý đến thứ tự họ – tên đệm – tên.

Nhiều người còn gặp lỗi khi thanh toán phí dịch vụ đặt lịch. Hệ thống chỉ chấp nhận thanh toán bằng thẻ quốc tế, vì vậy hãy đảm bảo thẻ của bạn đã được kích hoạt thanh toán trực tuyến và có đủ số dư. Nếu thẻ bị từ chối, hãy liên hệ ngân hàng để kiểm tra trước khi thử thẻ khác.

Mẹo: Đối với visa thăm thân Canada hoặc các loại visa ngắn hạn, hãy chuẩn bị sẵn tất cả giấy tờ trước khi bắt đầu đặt lịch. Thời gian đặt lịch trên hệ thống thường bị giới hạn và sẽ tự động hủy nếu quá thời gian cho phép.

Trong trường hợp không thể tự khắc phục lỗi, bạn có thể gửi email trực tiếp đến bộ phận hỗ trợ của VAC hoặc gọi đến đường dây nóng của Bộ Di trú IRCC Canada. Thời gian phản hồi thường từ 1-3 ngày làm việc, vì vậy hãy chủ động xử lý sớm để tránh ảnh hưởng đến kế hoạch di chuyển của bạn.