Trung Tâm VFS Canada Hà Nội – Hướng Dẫn Nộp Và Nhận Visa

Trung tâm VFS Canada Hà Nội là đơn vị tiếp nhận hồ sơ xin thị thực chính thức tại miền Bắc, hỗ trợ người Việt hoàn tất các thủ tục xuất cảnh sang Canada. Ngoài dịch vụ nộp hồ sơ cơ bản, VFS còn cung cấp các tiện ích cao cấp như dịch thuật, chụp ảnh và hỗ trợ điền mẫu đơn. Dù chi phí dịch vụ có đắt hơn nộp trực tiếp tại Đại sứ quán, nhiều người vẫn lựa chọn VFS vì tính chuyên nghiệp và thời gian xử lý nhanh chóng.

Thông tin tổng quan về VFS Canada Hà Nội

VFS Canada Hà Nội là gì và có vai trò gì?

VFS Canada Hà Nội là trung tâm tiếp nhận hồ sơ visa Canada chính thức được Đại sứ quán Canada ủy quyền. Đây là nơi tiếp nhận, xử lý và chuyển các hồ sơ xin visa du học, du lịch, công tác và định cư đến Đại sứ quán Canada để xem xét và quyết định. Trung tâm đóng vai trò cầu nối giữa người nộp đơn và cơ quan di trú Canada, giúp quá trình xử lý hồ sơ trở nên minh bạch và hiệu quả hơn.

VFS không có quyền quyết định việc cấp hay từ chối visa, họ chỉ đảm nhận phần hành chính và hỗ trợ. Thực tế, quy trình xin visa Canada vẫn do Đại sứ quán Canada tại Việt Nam thực hiện đánh giá và ra quyết định cuối cùng. VFS giúp giảm tải công việc cho Đại sứ quán và tạo thuận lợi cho người nộp đơn bằng cách cung cấp địa điểm thuận tiện ở trung tâm Hà Nội.

Địa chỉ, thông tin liên hệ và giờ làm việc tại Hà Nội

Trung tâm VFS Canada Hà Nội hiện nằm tại tầng 2, tòa nhà Hong Kong Tower, số 243A Đê La Thành, Phường Láng Thượng, Quận Đống Đa, Hà Nội. Vị trí này dễ tiếp cận từ nhiều khu vực của thành phố, với nhiều phương tiện giao thông công cộng và bãi đỗ xe gần đó.

Giờ làm việc của trung tâm như sau:

• Giờ tiếp nhận hồ sơ: Thứ Hai đến Thứ Sáu, 09:00 – 17:00
• Giờ trả kết quả: Thứ Hai đến Thứ Sáu, 09:00 – 17:00
• Nghỉ các ngày Lễ Việt Nam và Canada

Để liên hệ với VFS Canada Hà Nội, bạn có thể sử dụng các phương thức sau:

• Điện thoại: +8428 3829 6376 (trong giờ làm việc)
• Email: info.canhanvieiom@vfshelpline.com
• Website: www.vfsglobal.ca/canada/vietnam

Lưu ý: Đặt lịch hẹn trước khi đến nộp hồ sơ là bắt buộc. Bạn không thể đến trực tiếp mà không có lịch hẹn. Việc đặt lịch hẹn nộp visa Canada có thể được thực hiện trên trang web chính thức của VFS.

Các dịch vụ chính tại VFS Canada Hà Nội

VFS Canada Hà Nội cung cấp nhiều dịch vụ khác nhau để hỗ trợ quá trình xin visa Canada của bạn. Dưới đây là các dịch vụ chính:

• Tiếp nhận hồ sơ: Thu nhận và kiểm tra sơ bộ các loại hồ sơ xin visa các loại cho Canada (du lịch, thăm thân, du học, lao động, định cư).
• Thu thập dữ liệu sinh trắc học: Lấy vân tay và chụp ảnh chân dung theo yêu cầu của chính phủ Canada.
• Dịch vụ SMS: Thông báo tình trạng hồ sơ qua tin nhắn điện thoại.
• Dịch vụ hoàn trả hồ sơ: Giao trả hộ chiếu và kết quả visa tận nhà (với phí phụ trội).
• Dịch vụ hỗ trợ điền đơn: Hướng dẫn hoàn thiện bộ hồ sơ và biểu mẫu (có tính phí).
• Dịch vụ photocopy: Cung cấp dịch vụ sao chụp tài liệu tại chỗ nếu thiếu.
• Phòng chờ cao cấp: Khu vực riêng tư và thoải mái hơn khi chờ đợi với phí bổ sung.

Ngoài ra, VFS Canada còn cung cấp dịch vụ visa Canada cao cấp như hỗ trợ ưu tiên, dịch vụ ngoài giờ, và tư vấn hồ sơ chuyên sâu. Các dịch vụ này đều tính phí riêng ngoài lệ phí visa cơ bản mà Đại sứ quán Canada quy định.

Khi chuẩn bị làm thủ tục lăn tay tại VFS Canada, bạn nên đến sớm 15 phút trước giờ hẹn và mang theo đầy đủ giấy tờ cần thiết để tránh phải đặt lịch lại. Trung tâm VFS thường đông vào các thời điểm cao điểm như đầu hè và cuối năm, nên hãy lên kế hoạch nộp hồ sơ sớm để tránh tình trạng quá tải.

Quy trình nộp hồ sơ xin visa Canada tại VFS Hà Nội

Trung tâm VFS Global tại Hà Nội là trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin thị thực (Visa Application Centre – VAC) được ủy quyền bởi Chính phủ Canada. VFS Canada Hà Nội hỗ trợ thu nhận hồ sơ, lấy sinh trắc học và chuyển giao tài liệu; mọi quyết định về visa đều do các viên chức di trú của Bộ Di trú, Tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC) đưa ra. Quy trình nộp hồ sơ tại VFS khá đơn giản nhưng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Nếu bạn đang chuẩn bị nộp hồ sơ xin visa Canada, hãy tham khảo các bước cụ thể dưới đây.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi nộp tại trung tâm

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ là yếu tố quyết định giúp hồ sơ xin visa Canada của bạn được xét duyệt nhanh chóng. Đầu tiên, hãy in trang xác nhận đã điền đơn trực tuyến IMM 5257 (đơn xin thị thực tạm trú). Sau đó, chuẩn bị hộ chiếu gốc còn hạn ít nhất 6 tháng kèm bản sao các trang có thông tin và dấu xuất nhập cảnh.

Các giấy tờ chứng minh tài chính cũng rất quan trọng. Bạn cần chuẩn bị sổ tiết kiệm, sao kê ngân hàng 3-6 tháng gần nhất, và giấy tờ sở hữu tài sản (nếu có). Ngoài ra, còn cần giấy tờ chứng minh công việc như hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm hoặc giấy phép kinh doanh nếu bạn làm chủ doanh nghiệp.

• Hình ảnh: 2 ảnh cỡ 3.5 x 4.5 cm nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng
• Lịch trình chuyến đi chi tiết và xác nhận đặt phòng khách sạn
• Thư mời công tác/du lịch từ đối tác hoặc người thân tại Canada (nếu có)
• Biên lai thanh toán phí xin visa và lấy sinh trắc học
• Giấy tờ chứng minh mối quan hệ gia đình (nếu đi theo diện thăm thân)

Lưu ý rằng tất cả giấy tờ tiếng Việt phải được dịch sang tiếng Anh hoặc tiếng Pháp và công chứng. Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự rõ ràng và không đóng ghim để thuận tiện cho việc scan tại trung tâm. Nếu nộp visa du lịch Canada, bạn cũng cần chuẩn bị thêm lịch trình chi tiết và chứng minh mối liên kết chặt chẽ với Việt Nam.

“Việc trình bày hồ sơ ngăn nắp, rõ ràng sẽ tạo ấn tượng tốt với nhân viên thẩm định. Đừng gập hay đóng ghim tài liệu vì toàn bộ hồ sơ sẽ được scan và gửi đến Đại sứ quán Canada.”

Các bước đặt lịch hẹn với VFS Canada Hà Nội

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bước tiếp theo là đặt lịch hẹn nộp visa Canada. VFS Canada Hà Nội chỉ tiếp nhận hồ sơ theo lịch hẹn, không nhận khách vãng lai. Để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ, bạn nên đặt lịch hẹn trước ít nhất 1-2 tuần.

• Cách đặt lịch hẹn trực tuyến như thế nào?

Đặt lịch hẹn trực tuyến với VFS Global là cách thuận tiện và phổ biến nhất. Truy cập website chính thức của VFS Global tại địa chỉ www.vfsglobal.ca/canada/vietnam và tạo tài khoản người dùng. Sau khi đăng nhập, chọn mục “Đặt lịch hẹn” và làm theo hướng dẫn.

Bạn cần nhập thông tin cá nhân, chọn loại visa muốn nộp, địa điểm (Hà Nội), ngày và giờ phù hợp. Hệ thống sẽ hiển thị các khung giờ còn trống để bạn lựa chọn. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ nhận được email xác nhận kèm mã hẹn. Nhớ in email này và mang theo khi đến trung tâm.

• Có thể đặt lịch hẹn qua điện thoại không?

Ngoài đặt lịch trực tuyến, bạn có thể gọi điện đến tổng đài của VFS Canada Hà Nội theo số +84 28 3521 2000. Thời gian làm việc từ 8h00 đến 17h00, từ thứ Hai đến thứ Sáu. Nhân viên tổng đài sẽ hướng dẫn bạn chọn ngày, giờ phù hợp và cung cấp mã hẹn.

Tuy nhiên, đặt lịch qua điện thoại thường có phí phụ thu so với đặt trực tuyến. Vì vậy, nếu bạn thành thạo công nghệ, nên ưu tiên đặt lịch trên website để tiết kiệm chi phí. Lưu ý rằng mùa cao điểm (tháng 4-8) lịch hẹn thường kín rất nhanh, vì vậy hãy đặt sớm khoảng 2-3 tuần.

Quy trình lấy sinh trắc học và nộp hồ sơ ra sao?

Khi đến trung tâm VFS Canada Hà Nội theo lịch hẹn, bạn sẽ trải qua quy trình lấy sinh trắc học và nộp hồ sơ. Có mặt trước giờ hẹn 15 phút để làm thủ tục an ninh. Nhân viên an ninh sẽ kiểm tra hộ chiếu, mã xác nhận lịch hẹn và yêu cầu bạn để đồ điện tử vào tủ.

Sau khi vào bên trong, bạn lấy số thứ tự và chờ được gọi. Khi đến lượt, nhân viên sẽ kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ, scan tài liệu, và thu phí dịch vụ. Phí xin visa của Chính phủ Canada cần thanh toán trực tuyến trên hệ thống IRCC trước hoặc có thể thanh toán tại trung tâm VAC nếu được phép. Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, bạn sẽ được chuyển sang khu vực lấy sinh trắc học cho visa Canada.

Toàn bộ quá trình lấy sinh trắc học chỉ mất khoảng 5-10 phút. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ được cấp một biên nhận xác nhận đã nộp hồ sơ và lấy sinh trắc học. Giữ cẩn thận biên nhận này vì nó chứa mã số theo dõi để kiểm tra tình trạng hồ sơ trực tuyến.

Thông thường, sau khi lấy sinh trắc học và nộp đầy đủ giấy tờ, thời gian xét duyệt hồ sơ xin visa Canada sẽ dao động từ 2-4 tuần tùy theo loại visa và khối lượng hồ sơ. Tuy nhiên, thời gian xử lý có thể thay đổi đáng kể tùy từng thời điểm trong năm. Ứng viên nên kiểm tra thời gian xử lý cập nhật trên trang web chính thức của IRCC để có thông tin chính xác nhất.

Nhận kết quả visa và các dịch vụ hỗ trợ bổ sung

Sau khi hồ sơ xin visa Canada của bạn đã được phê duyệt, bước tiếp theo là nhận lại hộ chiếu đã dán visa. Đây là giai đoạn cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng trong hành trình xin visa Canada của bạn. Chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết về cách thức nhận lại hộ chiếu và các dịch vụ hỗ trợ đi kèm mà bạn có thể cần đến.

Làm thế nào để nhận lại hộ chiếu sau khi dán visa?

Sau khi hồ sơ xin visa được chấp thuận, Trung tâm Tiếp nhận Hồ sơ Visa VFS Global tại Hà Nội hoặc các chi nhánh khác sẽ thông báo cho bạn qua email hoặc tin nhắn SMS. Thời gian nhận lại hộ chiếu có thể dao động từ 1-3 ngày làm việc, nhưng trong một số trường hợp, đặc biệt là vào mùa cao điểm hoặc do yếu tố khách quan như dịch vụ bưu điện, thời gian này có thể kéo dài hơn. Bạn nên kiểm tra thông tin cập nhật trên trang chính thức của IRCC hoặc liên hệ trực tiếp với VFS Canada Hà Nội để biết thêm chi tiết.

• Nhận trực tiếp tại trung tâm: Bạn cần mang theo email thông báo (in hoặc hiển thị trên điện thoại), biên nhận nộp hồ sơ gốc và CMND/CCCD. Nếu không thể đến nhận trực tiếp, bạn có thể ủy quyền cho người khác với giấy ủy quyền có công chứng.
• Nhận qua dịch vụ chuyển phát: Nếu bạn đã đăng ký dịch vụ này khi nộp hồ sơ tại VFS Canada Hà Nội, hộ chiếu sẽ được gửi theo địa chỉ đã cung cấp. Hãy đảm bảo địa chỉ chính xác và có người nhận vào giờ hành chính.

Khi nhận hộ chiếu, bạn nên kiểm tra kỹ thông tin trên tem visa như: họ tên, ngày tháng năm sinh, loại visa, thời hạn visa, và số lần nhập cảnh. Đặc biệt đối với visa Canada 10 năm, cần lưu ý rằng visa này cho phép nhập cảnh nhiều lần nhưng mỗi lần chỉ được lưu trú tối đa 6 tháng, và việc nhập cảnh vẫn phụ thuộc vào quyết định của viên chức hải quan.

Lưu ý: Thời gian từ lúc nhận thông báo đến khi nhận được hộ chiếu có thể thay đổi tùy theo từng trường hợp. Bạn nên chủ động theo dõi email và tin nhắn để không bỏ lỡ thông báo quan trọng từ VFS Canada Hà Nội.

Trung tâm có cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh không?

Có, hầu hết các trung tâm tiếp nhận hồ sơ visa, bao gồm VFS Canada Hà Nội, đều cung cấp dịch vụ chuyển phát hộ chiếu với nhiều lựa chọn khác nhau phù hợp nhu cầu của bạn:

• Chuyển phát nhanh nội thành: Thường được giao trong ngày hoặc ngày làm việc tiếp theo, phù hợp cho những người sống trong cùng thành phố có trung tâm visa.
• Chuyển phát liên tỉnh: Thường mất 1-3 ngày làm việc tùy thuộc vào khoảng cách địa lý và đơn vị vận chuyển.
• Chuyển phát ưu tiên: Dịch vụ cao cấp với thời gian giao nhanh hơn và có thể đặt lịch giao hàng theo giờ cụ thể, phí dịch vụ sẽ cao hơn.

Tuy nhiên, không phải tất cả các trung tâm VFS Global đều cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh hoặc ưu tiên. Bạn nên liên hệ trực tiếp với VFS Canada Hà Nội hoặc trung tâm nơi bạn nộp hồ sơ để xác minh các lựa chọn giao nhận cụ thể.

Kinh nghiệm thực tế: Nên đăng ký dịch vụ chuyển phát nếu bạn ở xa trung tâm visa hoặc có lịch trình bận rộn. Chi phí thêm không đáng kể so với toàn bộ quá trình xin visa, nhưng sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức di chuyển.

Ngoài dịch vụ chuyển phát, nhiều trung tâm như VFS Canada Hà Nội còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ bổ sung như dịch thuật, photo công chứng, hoặc tư vấn sau visa. Lưu ý rằng một số dịch vụ này có thể được cung cấp bởi bên thứ ba, không phải trực tiếp từ VFS Global hoặc IRCC. Bạn nên xác minh nguồn cung cấp dịch vụ để tránh nhầm lẫn.

Lưu ý quan trọng khi sử dụng dịch vụ của VFS Canada Hà Nội

Khi nộp hồ sơ xin visa tại VFS Canada Hà Nội, bạn cần chú ý một số điểm quan trọng để quá trình diễn ra thuận lợi. Trung tâm tiếp nhận hồ sơ này, hiện do Tổ chức Di cư Quốc tế (IOM) vận hành, có quy trình nghiêm ngặt từ việc đặt lịch hẹn, thanh toán phí đến quy định về thời gian. Hiểu rõ những điều này sẽ giúp bạn tránh mất thời gian và công sức phải quay lại nhiều lần.

Những khoản phí cần thanh toán gồm những gì?

Khi sử dụng dịch vụ tại VFS Canada Hà Nội (nay là CVAC/IOM), bạn sẽ phải chi trả nhiều loại phí khác nhau. Mỗi loại phí đều có mục đích riêng và không thể bỏ qua nếu muốn hồ sơ được xử lý đúng quy trình.

Khi đến trung tâm, bạn có thể thanh toán chủ yếu qua thẻ quốc tế (Visa/MasterCard). Với dịch vụ visa Canada đặc thù, hãy chuẩn bị đúng số tiền vì trung tâm không có chính sách hoàn phí nếu hồ sơ bị từ chối. Đặc biệt, khoản phí sinh trắc học chỉ trả một lần duy nhất và có giá trị trong vòng 10 năm, điều này rất hữu ích cho người thường xuyên đi Canada.

Lưu ý: Tất cả các khoản phí đều có biên lai riêng. Hãy giữ cẩn thận các biên lai này cho đến khi nhận được kết quả visa, vì đôi khi bạn cần chúng để chứng minh đã hoàn tất thủ tục.

Ngoài ra, CVAC/IOM còn cung cấp dịch vụ trả kết quả qua bưu điện với mức phí thay đổi tùy khu vực, giúp bạn không cần quay lại trung tâm để nhận hộ chiếu. Dịch vụ này áp dụng cho cả nội thành và các tỉnh lân cận.

Có bắt buộc phải đến đúng giờ đã đặt lịch không?

Câu trả lời là: Tuyệt đối có! VFS Canada Hà Nội (nay là CVAC/IOM) khá nghiêm ngặt về vấn đề thời gian và lịch hẹn. Khi bạn đặt lịch hẹn nộp visa Canada, hệ thống sẽ ghi rõ ngày và giờ cụ thể bạn cần có mặt.

• Nên đến sớm 15-20 phút trước giờ hẹn để làm các thủ tục kiểm tra an ninh và check-in
• Nếu đến trễ 15 phút so với giờ hẹn, bạn có thể bị từ chối phục vụ
• Trường hợp đến trễ hơn 30 phút, gần như chắc chắn bạn sẽ phải đặt lịch lại
• Nếu bỏ lỡ lịch hẹn, bạn phải đặt lịch mới và có thể phải chờ vài tuần

Theo kinh nghiệm của nhiều người, thời gian cao điểm tại CVAC/IOM thường rơi vào khoảng 9h-11h sáng. Nếu có thể, hãy chọn khung giờ sớm (8h-9h sáng) hoặc sau giờ nghỉ trưa (13h30-14h30) để tránh phải chờ đợi quá lâu.

Trường hợp bất khả kháng không thể đến đúng hẹn, bạn nên liên hệ trước với trung tâm qua số hotline để thông báo. Điều này không đảm bảo họ sẽ tiếp nhận hồ sơ, nhưng ít nhất sẽ cho bạn hướng dẫn cụ thể về việc đặt lịch lại. Đặc biệt, với người nộp visa Canada 10 năm, việc tuân thủ lịch hẹn là một phần để chứng minh bạn là người nghiêm túc và có tổ chức.

Mẹo nhỏ: Nếu bạn đi cùng gia đình hoặc nhóm nhiều người, hãy đặt cùng một khung giờ. CVAC/IOM ưu tiên xử lý cùng lúc cho cả nhóm nếu các bạn đến cùng nhau, giúp tiết kiệm thời gian chờ đợi.